경위서, 왜 중요할까요?
업무를 하다 보면 예상치 못한 사건이나 사고가 발생할 수 있습니다. 이때, 상황을 명확하게 파악하고 관련자들에게 정확한 정보를 전달하는 것이 매우 중요합니다. 바로 이때 필요한 문서가 경위서입니다. 경위서는 특정 사건이나 사고의 발생 경위, 원인, 결과, 그리고 이에 대한 본인의 입장이나 조치 등을 상세하게 기록하는 문서입니다. 정확하고 객관적인 경위서 작성은 문제 해결의 첫걸음이며, 향후 유사한 사건의 재발을 방지하는 데에도 큰 도움을 줍니다.
경위서 양식, 어디서 다운로드 받을까?
경위서 작성의 첫 단계는 바로 양식을 구하는 것입니다. 다행히 경위서 양식은 인터넷에서 쉽게 찾을 수 있습니다.
- 검색 엔진 활용: 구글, 네이버 등 검색 엔진에 "경위서 양식" 또는 "경위서 다운로드"라고 검색하면 다양한 형태의 양식을 찾을 수 있습니다. 기업 내부에서 사용하는 표준 양식이 있다면 해당 양식을 우선적으로 사용하는 것이 좋습니다.
- 문서 편집 프로그램 활용: 워드, 한글 등 문서 편집 프로그램에서도 기본적으로 제공되는 서식이나 템플릿을 활용하여 경위서의 틀을 잡을 수 있습니다. 이 경우, 필요한 항목을 추가하거나 수정하여 나만의 경위서 양식을 만들 수도 있습니다.
일반적인 경위서 양식에는 다음과 같은 항목들이 포함됩니다:
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 문서 제목 | 경위서 (또는 사건 발생 경위서) |
| 작성자 정보 | 소속, 직위, 성명 |
| 사건 발생 일시 | 사건이 발생한 정확한 날짜와 시간 |
| 사건 발생 장소 | 사건이 발생한 구체적인 위치 |
| 사건 개요 | 사건의 내용을 간략하게 요약 |
| 발생 경위 | 사건이 발생하게 된 구체적인 과정과 배경을 시간 순서대로 상세히 기술 |
| 원인 분석 | 사건 발생의 직접적인 원인과 간접적인 원인을 분석 |
| 결과 및 영향 | 사건으로 인해 발생한 결과와 조직 또는 개인에게 미친 영향 |
| 본인의 입장/조치 | 사건에 대한 본인의 책임, 의견, 그리고 취했던 조치 등을 명확히 기술 |
| 재발 방지 대책 | 향후 유사 사건의 재발을 막기 위한 구체적인 방안 제시 |
| 첨부 서류 | 관련 증거 자료 (사진, 동영상, 진술서 등)가 있다면 명시 |
| 작성일 | 경위서를 작성한 날짜 |
| 서명 | 작성자의 서명 또는 날인 |
경위서, 이렇게 작성하세요! (작성법)
경위서 작성은 단순히 사실을 나열하는 것을 넘어, 객관적이고 논리적인 설명을 통해 상황을 명확히 전달하는 것이 핵심입니다. 다음은 경위서 작성 시 유의해야 할 점들입니다.
1. 육하원칙에 따라 명확하게 기술
모든 사건 보고의 기본은 육하원칙(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜)입니다. 경위서 역시 이 원칙에 따라 작성되어야 합니다. 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 이 사건이 발생했는지에 대한 정보를 구체적이고 명확하게 명시해야 합니다. 특히, 발생 경위 부분에서는 시간 순서대로 사건의 전말을 상세하게 기술하는 것이 중요합니다.
2. 객관적인 사실에 근거하여 작성
경위서는 개인적인 감정이나 추측이 아닌, 객관적인 사실에 기반하여 작성해야 합니다. 목격자의 진술, 관련 기록, CCTV 영상 등 객관적인 증거를 바탕으로 사실 관계를 정확하게 파악하고 이를 바탕으로 내용을 구성해야 합니다. "~인 것 같다" 와 같은 추측성 표현은 지양하고, "~으로 확인되었다" 와 같이 명확한 표현을 사용하는 것이 좋습니다.
3. 간결하고 명료한 문체 사용
장황하거나 복잡한 문장은 오해를 불러일으킬 수 있습니다. 간결하고 명료한 문체를 사용하여 핵심 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 작성해야 합니다. 불필요한 미사여구나 군더더기 표현은 과감히 삭제하고, 문장은 짧게 끊어 쓰는 것이 가독성을 높이는 데 도움이 됩니다.
4. 책임 소재 명확화 (필요시)
사건의 원인 분석이나 본인의 입장 설명 시, 책임 소재를 명확히 하는 것이 중요할 수 있습니다. 만약 본인에게 일부 책임이 있다면 이를 솔직하게 인정하고, 그에 대한 구체적인 설명과 함께 재발 방지 대책을 제시하는 것이 신뢰를 높이는 방법입니다. 반대로, 본인에게 책임이 없다고 판단될 경우에도 감정적인 표현보다는 논리적이고 객관적인 근거를 바탕으로 자신의 입장을 소명해야 합니다.
5. 재발 방지 대책 제시
경위서의 중요한 목적 중 하나는 재발 방지입니다. 사건의 원인을 분석했다면, 이를 바탕으로 어떻게 하면 유사한 사건이 다시 발생하지 않도록 할 수 있을지에 대한 구체적인 대책을 제시해야 합니다. 단순히 "주의하겠다"는 막연한 표현보다는, "~ 시스템을 도입하겠다", "~ 교육을 강화하겠다" 와 같이 실행 가능한 방안을 제시하는 것이 좋습니다.
경위서 작성, 이것만은 꼭! (꿀팁 & 주의사항)
경위서 작성을 좀 더 수월하고 효과적으로 하기 위한 몇 가지 꿀팁과 반드시 주의해야 할 사항들을 알려드립니다.
꿀팁
- 사건 직후 기록 시작: 사건이 발생한 직후, 기억이 생생할 때 최대한 빨리 관련 내용을 기록하기 시작하세요. 사소한 부분이라도 메모해두면 나중에 경위서 작성 시 큰 도움이 됩니다.
- 육하원칙 질문지 활용: 경위서 양식이 없다면, 스스로에게 육하원칙에 대한 질문을 던지고 답하는 과정을 통해 내용을 구성해 보세요. "누가?", "언제?", "어디서?", "무엇을?", "어떻게?", "왜?" 에 대한 답을 찾는 것이 경위서의 뼈대를 만듭니다.
- 객관적인 자료 확보: 사건과 관련된 사진, 영상, 이메일, 메시지, 관련자의 진술 등 객관적인 자료를 최대한 확보하여 첨부하면 주장의 신뢰성을 높일 수 있습니다.
- 동료나 선배에게 검토 요청: 초안 작성 후, 믿을 수 있는 동료나 선배에게 검토를 요청하여 내용의 오류나 누락된 부분은 없는지, 표현은 적절한지 등을 확인받는 것이 좋습니다.
- 긍정적이고 적극적인 태도 유지: 비록 부정적인 사건에 대한 보고일지라도, 경위서 작성 시에는 긍정적이고 적극적인 태도를 유지하며 문제 해결 의지를 보이는 것이 중요합니다.
주의사항
- 감정적인 표현 금지: 화가 나거나 억울한 감정을 그대로 드러내는 것은 금물입니다. 객관성을 잃고 상황을 왜곡할 수 있습니다. 감정은 최대한 배제하고 사실 중심으로 작성해야 합니다.
- 추측성 발언 및 책임 회피: "~인 것 같다", "~ 때문인 것 같다" 와 같은 추측성 발언이나, "나는 잘못이 없다" 와 같이 명확한 근거 없이 책임을 회피하려는 태도는 좋지 않습니다. 이는 오히려 신뢰도를 떨어뜨릴 수 있습니다.
- 불필요한 정보 나열: 사건의 핵심과 관련 없는 불필요한 정보들을 나열하는 것은 오히려 가독성을 해치고, 중요한 내용을 희석시킬 수 있습니다. 핵심에 집중하여 명확하게 작성해야 합니다.
- 마감 기한 엄수: 경위서 제출에는 대부분 마감 기한이 있습니다. 마감 기한을 엄수하여 신속하게 제출하는 것이 중요합니다. 늦어질 경우, 업무 태만으로 비춰질 수 있습니다.
- 오탈자 및 문법 오류 확인: 제출 전 반드시 오탈자 및 문법 오류를 꼼꼼하게 확인해야 합니다. 사소한 실수가 보고서의 전체적인 완성도를 떨어뜨릴 수 있습니다.
경위서 작성 마무리: 신뢰를 더하는 마지막 단계
경위서 작성의 마지막 단계는 깔끔한 마무리입니다. 앞서 작성한 내용을 다시 한번 검토하며 논리적인 흐름이 자연스러운지, 빠진 내용은 없는지 확인합니다. 특히, 재발 방지 대책 부분은 구체적이고 실행 가능하도록 작성되었는지 다시 한번 점검하는 것이 좋습니다. 모든 내용을 검토한 후에는 작성일과 함께 자신의 성명을 정확하게 기재하고 서명 또는 날인합니다. 정확하고 성실하게 작성된 경위서는 문제 해결의 중요한 단초가 될 뿐만 아니라, 작성자에 대한 신뢰도를 높이는 중요한 역할을 합니다. 지금 바로 경위서 양식을 다운로드 받고, 오늘 알려드린 작성법과 꿀팁을 활용하여 완벽한 경위서를 작성해 보세요!
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